깡깡이님의 블로그

[컨텐츠 작성 : 강승묵 2008-03-14]

프레젠테이션(Presentation)은 정보 전달 수단의 일종으로, 청중에 대해서 정보, 기획, 제안을 제시하고 설명하는 행위를 가리킨다. 외래어 표기법에 의한 표준어에 따르면, "프리젠테이션"은 프레젠테이션의 잘못된 표현이기도 하다.
프리젠테이션에 의해 계획안 및 기획안이 실제의 계획에 착수할 수 있는지 없는지, 혹은 계약이 진행되는지 거절당하는지 결정된다. 특히 그 성공 여부에 따라 엄청나게 비싼 광고비가 움직이는 일도 있으므로, 언제나 최신의 비즈니스 도구를 이용하는것이다.

■ 프리젠테이션 도구

프리젠테이션을 하기위해 시각적인 도구로는 개인용 컴퓨터와 영상 프로젝터가 있다. 개인용 컴퓨터에 사용하는 소프트웨어로는 프리젠테이션 소프트웨어, 워드프로세서, 스프레드시트, 영상챕쳐 및 동영상 편집 소프트웨어 등이 있으며 영상 프로젝터로는 영상용 스크린, 레이저 포인트, 페이지 프린터, 제본장치 등이 있다. 이러한 기재들을 자주 사용하는 기업에는 자사에서 보유하고 있지만, 일부는 대여업체로부터 빌리는 경우도 있다. 특히 한 해에 몇번 정보밖에 사용하지 않는 대규모의 프리젠테이션이라면 좋은 성능으로 된 큰 화면에 투사할 수 있는 렌탈 기재가 쓰여지기도 한다.

■ 프리젠테이션의 정의

프리젠테이션을 쉽게 말하자면 말하는 사람(프리젠터)이 생각과 아이디어 및 경험, 노하우를 듣는사람(청중)에게 자신감있게 논리적, 감정적, 설득력있게 전달하고 이에 듣는사람이 그 설득에 의해 만족해서 의사결정을 하게되는 것이라고 보면 된다. 여기서 설득은 영향력을 행사하는 모든 수단을 발견해서 전달해야함은 물론이거니와 명확한 대안제시와 참신한 농담도 활용하고 핵심적인 표현과 명확한 대안제시로 자신감있게 해야 설득력이 강하다.

■ 신뢰 형성

프리젠테이션의 가장 중요한 본질이며 프리젠테이션과정 중 일으킨 실수를 보상할수 있는 것이 '신뢰'다. 신뢰를 얻기 위해서는 인격(정직성, 공정성, 신용성)과 유능함(전문지식, 경험, 자격)을 겸비한 침착한 행동으로 보여주어야만 한다.

■ 무대 공포증 탈출

많은 사람들 앞에서 말하고 발표하고 질문공세에 답하기가 반드시 쉬운일은 아니다. 옷차림도 깔끔해야 하겠지만 일단 무대공포증을 탈피해야만 자신감이 생기지 않겠는가? 프리젠테이션은 현장에서 승부가 나기에 기본적인 자신감 에너지를 충전해야 한다. 비합리적 사고를 탈피하고 긴장완화 운동을 하며, 자기긍적적인 생각을 가지면서 최악의 시나리오도 한번쯤 생각해보는것도 좋다.

■ 효과적인 발표기법

위 내용이 모두 갖춰졌다 하더라도 발표를 잘해야만 의사전달이 잘된다. 효과적인 방법으로는

1. 큰 목소리로 말한다(마이트 사용시 울림이나 숨소리 주의)
2. 발음은 분명하게, 말끝은 올린다.
3. 혼란스러운 단어 사용 금지(청중의 수준에 맞는 눈높이 단어 사용)
4. 적당한 속도 유지(주위를 끌 때는 속도 변화 시도)
5. 말의 고저에 변화를 준다(관심과 흥미 유발, 강약 조절)
6. 적당히 쉬는 시간을 갖는다(이해와 소화의 시간)
7. 평범하게 말하는 대화같이 한다(책읽는 표현 금지)
8. 하고싶은 말을 한다.(주요 부문강조/불필요 부문은 키워드 중심)

■ 청중 분석 3요소

발표자는 왜 프리젠테이션을 하는지, 얻고 싶은 결과가 무엇인지, 어떻게 하고 무슨기대를 하고 있는지 청중에게 어필해야만 하는 목적을 갖고 있어야 한다. 우선 청중의 Needs를 파악하고 청중의 지식수준을 파악한 뒤 설득에 필요한 요소를 추출한다.
청중의 Needs는 프리젠테이션의 수용정도와 고객 선호도, 특별히 필요로하는 요구사항으로 분석하며 청중의 지식수준은 본 주제(테마)에 대한 지식과 전문성을 생각하면 된다. 설득에 필요한 요소를 추출할 때는 고객요구를 충족시키는 사례와 질문자 파악 및 대응책 마련, 나름대로의 금기사항을 알면 된다.

■ 청중의 관점

듣는사람의 관점도 무시못할 요소이다. 시작단계에서는 '나는 중요한 사람이고 존중받는 느낌을 주고 나의 요구사항을 고려해 주세요'란 관점을 가지게 되며 본론으로 들어갔을 때는 '발표자의 아이디어가 나에게 도움이 되는지 무엇이 사실이고 장애물은 무엇인가?'라는 관점을 가지게 된다. 발표의 마지막 단계에는 '나는 무엇을 해야하고 내가 동의하는가?'라는 관점을 가지게 되니 이 관점에 대한 방향으로 이끌면 된다.

청중의 집중력을 높이기 위해서는 유명인사의 말/이야기/속담/전설 등을 인용하고 5W 2H부분에 대해 질문을 던지기도 하며 유머와 놀라움을 안겨주며 개인의 체험담에대한 일종의 사건도 집중력을 높이는 요소로 작용한다.

■ 프리젠테이션 화면 구성 대응

말하는 것도 중요하지만 시각적인 것도 중요하다. 청중을 유형별로 나누어보고 그에 대응할 만한 화면을 구성한다.

청중의 수가 많을 경우 : 구체적으로 테마를 압축, 사전자료 배포금지(적절한 시기활용)
청중의 수가 적을 경우 : 일반적인 테마에 발표자료 확대 투사, 연출에 신경쓰고 자료는 발표종료 후 배포
여성 청중 : 테마를 알기 쉽고 구체적으로 하고, 경험담 및 생활위주의 사례를 활용
남성 청중 : 테마를 논리적으로 설명, 통계자료 활용
젊은 청중 : 캐쥬얼 스타일(글보다는 이미지), 신세대어와 키워드 활용
중년 청중 : 경의를 표하는 발표태도, 현실적이고 실제적인 사안 활용
일반인 청중 : 간결하며 전문용어 사용 자양, 주변화제 및 예시 활용
전문가 청중 : 10%의 발표자료와 90% 백테이터 준비, 청중의 자부심과 실력을 인정

■ 비쥬얼 프리젠테이션

말하기와 스크린 효과 도 중요하지만 청중의 눈에 보이는 부분은 발표자의 행동도 보인다. 바디랭귀지와 시선처리, 무대매너, 손동작, 화법(speech)는 중요하다. 시선은 주시율이 높고 시선을 청중과 맞추고 핵심인물에게도 주의를 기울이며 창 밖보지말기, 뒷줄보기, 청중의 머리너머 보지않는것 등의 규칙을 수립해 본다.
화법(speech)은 우물거리지 말고 '아, 음' 따위의 말을 하지 말고 속도를 줄이며 반복에 변화를 주어 단조롭게 이야기하면 안된다.
손동작은 시각과 강력함 및 설득력 증대효과(43%)를 얻을 수 있다. 연단을 붙들고 늘어지지 말고 테이블에 손대지 말고 양손을 자연스럽게 내린상태에서 깍지나 주먹을 쥐지 말고 가볍게 열어주는것이 좋다.
몸동작은 일단 얼굴에 미소를 머금고 아 뒤로 흔들지 말고 팔짱, 뒷짐을 피하고 반복된 제스쳐를 암기하지 말고 다양하고 대담하게 구사한다. 또한 위치를 선정하여 9등분하여 앞 뒤 중앙으로 움직이면서 사각형으로 움직이거나 연단을 활용한다.

■ 청중들의 쏟아지는 질문

청중들은 프리젠테이션이 끝이 나면 질문을 하게 되는데 예상되는 질문을 준비하여 임기응변하는 자세를 취해야만 한다. 청중들이 질문하는 의도는 분명하지 않은 점을 명확히 알고 싶고 추가적인 정보 습득, 자기 견해 피력, 단순한 자기 PR성의 성격으로 질문하는 경향이 있다. 이에 발표자는 질문을 정형화하고 단계를 밟아 강력하게 답변해야 신뢰감을 높인다.
질문처리순서는 질문을 받고(좋은 질문입니다!) 발표자는 질문에 반복한 뒤(지금 질문하신 내용은 ...이군요!) 질문을 전체가 공유하게 하여(질문 내용을 저 나름대로 이해하여 답변드리면....답변이 되셨습니까?) 질문에 답변하고 관련사항을 언급(나중에 개별적으로 말씀드리겠습니다!)하면 된다.

■ 질문 유형 대처

청중들의 질문 형식은 다음과 같이 요약된다.

1. 예, 아니오 식 질문
2. 선택을 강요하는 질문
3. 가설적 질문
4. 최고에 관한 질문
5. 거짓된 가정에 근거한 질문
6. 함축된 질문
7. 다목적 질문

7가지에 대한 질문 대처 방안은 역으로 질문하고 질문의 방향을 다른 데로 돌리며, 질문을 바꾸기도 하고, 숨은 의도를 폭로하는것도 좋다, 또한 질문의 전후 맥락을 제시하면서 다리를 놓는 방법 등을 활용해 적합한 답변을 제시하면 된다.

작성 : 강승묵, 이미지 라이센스소유 : 비즈플렉스